„Urči si priority a říkej ne,“ radí odborník na time management Petr Mára

S time managementem mají problémy jak studenti před státnicemi, tak konzultanti před velkou prezentací. Abychom ti pomohli zorganizovat všechny úkoly, které tě čekají, sepsali jsme pro tebe hlavní postřehy z naší virtuální přednášky Prosecco & Learn. Přečti si, jaké nástroje a metody doporučuje expert na technologie Petr Mára.

Škola, vztahy, práce – zvládnout tyhle tři světy naráz je vyšší dívčí. Často se stane, že zápasíš s množstvím úkolů, které kradou tvou energii a pozornost. A když už se konečně soustředíš, najednou ti blikne notifikace na telefonu a je po soustředění. O to horší je to v době izolace, kdy jsme všichni doma.

Proto jsme rádi, že nám Petr Mára představil metody, které dennodenně používá k řízení self-managementu. A nejlepší na tom je, že je jednoduše využiješ úplně kdekoliv: ve škole, v práci i osobním životě.

Metoda GTD: udělej si v úkolech pořádek

Petr přikládá velký význam práci s návyky a prioritizaci. Aby tyhle dvě věci fungovaly, začni u způsobu, jakým si zaznamenáváš povinnosti. Pokud máš část úkolů na post-itech, další v mobilu a zbytek v hlavě, je to podle Petra neefektivní, protože nad povinnostmi nemáš kontrolu.

Inspiruj se metodou GTD (Get Things Done):

  • Všechny úkoly směřuj na jedno místo (např. do mobilní appky).
  • Velké úkoly si rozporcuj na menší podúkoly. Co vyřešíš do 2 minut, udělej hned.
  • Úkoly štítkuj (např. call, e-mail, schůzka, nákup).
  • Úkoly se stejným štítkem nebo barvou odbav najednou.

Doporučené nástroje a aplikace: OmniFocus, Todoist, Google Keep, Notion nebo Microsoft To Do

Priority management: nauč se říkat ne

Možná jsi teď ve fázi, kdy se na chvíli nezastavíš, ale přesto máš pocit, že nic nestíháš. Neboj, potýká se s tím většina lidí. Všichni chtějí být v jeden čas skvělými partnery, úspěšnými zaměstnanci a zároveň stíhat koníčky, sport a zábavu.

Jenže tolik rolí v jednom čase tě za chvíli položí. Podle Petra existují hned 3 přístupy, díky kterým si ujasníš, čemu říct ne.

1. přístup: Nakresli si kyblík

  • Napiš si na A3 papír všechno, co děláš v práci i v soukromí.
  • Za hodinu nebo za den se k papíru vrať.
  • Ke každé aktivitě si nakresli kyblík.
  • Polož si otázku: Jak moc se dané aktivitě věnuji?
  • Podle odpovědi vybarvi kyblík do třetiny, poloviny, nebo celý.

Pokud některé kyblíky zůstaly prázdné, znamená to, že danou roli zastáváš, ale neplníš ji. V tom případě bude lepší, když tyhle role odložíš. Určitě nastane období, kdy se k nim vrátíš, ale teď se soustřeď jen na ty, které vyžadují tvůj focus a energii.

2. přístup: Nakresli si myšlenkovou mapu

  • Napiš si na A3 papír všechno, co děláš v práci i v soukromí.
  • Ke každé roli si napiš podúkoly, které daná role vyžaduje.

3. přístup: Udělej si osobnostní test

Petr během přednášky zmínil celkem 4 testy: MBTI, Strength Finder, Hoganův test a Test duševní odolnosti. Ať už si vybereš jakýkoliv test, výsledky ti nastaví zrcadlo. Odhalí tvé silné a slabé stránky, vnitřní motivaci, sebevědomí a další důležité vlastnosti. Když totiž víš, kým jsi a kam směřuješ, snadněji vyhodnotíš, kdy říct ano, a kdy ne.

Energy management: šetři energií

Jestli se někdy cítíš na dně sil, zamysli se nad tím, co ti energii dává, a co bere.

Věci, které ti berou energii, mají vliv na:

  • tvůj zápal pro věc,
  • tvé nadšení pro práci i život,
  • tvou kreativitu, produktivitu a spoustu dalších věcí.

Taky je důležitá udržitelnost v čase, tzn. nefunguj stylem teď dva týdny zamakám na 1000 % a pak odpadnu.

Najdi si i v náročném studijním nebo pracovním období čas pro sebe:

  • Hýbej se, alespoň trochu. Jakákoliv forma pohybu je důležitá.
  • Neflákej spánek, je to alfa a omega pro efektivní práci.
  • Nezapomínej na jídlo, najdi si, co je nejlepší pro tebe, ať už je to flák masa nebo zeleninový salát.

Doporučené nástroje a aplikace: 7 Minute Workout, Life Sun

Management focusu: vypni žrouty času

Hluboká práce je důležitá hlavně pro kreativní obory, ale během šprtání na zkoušku nebo psaní diplomky se bez ní taky neobejdeš. Tenhle stav vyžaduje maximální koncentraci bez vyrušování.

Americký akademik a spisovatel Cal Newport ve své knize Deep Work říká, že hluboká práce trvá alespoň 90 minut. „Když vás něco vyruší, trvá to 3 až 5 minut, než se dostanete zpátky,“ říká Petr. A teď si představ, kolikrát za hodinu a půl tě vyruší notifikace na telefonu.

Ať už máš FOMO jak blázen, nebo tě během práce vyruší jakýkoliv zvuk, vyřeš to následovně:

  • Vypni vše, co nepotřebuješ k práci.
  • Nastav si v mobilu vibrace místo zvonění.
  • Zablokuj aplikace v čase, kdy pracuješ.

Doporučené nástroje a aplikace: Screen Time (v nastavení iPhonu), Freedom

Head Management: pracuj se svými návyky

Podle Petra žijeme v době blahobytu a komfortu. Tedy v době, kdy většina z nás nemá motivaci ke změně. To ale neznamená, že je vše ztraceno. Návyky změníš i bez velké motivace. Stačí, když se pořád chceš rozvíjet.

Změna chování a návyků je totiž postavena na 2 rovinách: první vychází z jednorázového cíle (outcome) a druhá ze změny (identity).

Většinu lidí ovlivňuje jednorázový cíl, ale pokud chceš doopravdy dospět ke změně, Petr radí: zaměř se na identitu.

Teď už si jen místo běhání do obrázku dosaď cokoliv svého. Pak si napiš, co všechno je k téhle změně potřeba. Jak takový člověk, kterým se chceš stát, vypadá? Co dělá? Jak přemýšlí.

Dělej malé, ale pravidelné kroky ke svým cílům. Možná, že se prostě nedonutíš k hodinovému sprintu parkem nebo celodennímu úklidu. A to je v pořádku. Začni malými krůčky a nedělej nic složitého, co ti zabere víc jak 2 minuty denně. „V období blahobytu pravděpodobně silnější návyk neuděláte,“ říká Petr.

A tak uběhni jen 100 metrů, dej si 10 vteřin pod ledovou vodou, nauč se 3 nová anglická slovíčka denně. Změna identity není o tom, že uběhneš 20 kiláků nebo se na hodinu ponoříš do kýble s ledem. Pravidelnost je klíčová.

Doporučené nástroje a aplikace: Streaks, Habit Hub, Headspace

Mixu vzdělání a prosecca neodolalo přes 140 účastníků

Na virtuální přednášku Prosecco & Learn, která trvala hodinu a půl, se připojilo přes 140 účastníků. Moc nás potěšil nejen tak obrovský zájem, ale i interakce na ZOOMu a na Slido, kde Petrovi přistálo mnoho otázek. Těšíme se na tebe na dalším Prosecco & Learn a doufáme, že příště už ti nalijeme skutečné bublinky.

Pokud tě téma time managementu a osobního rozvoje zajímá, přečti si naše postřehy z minulého Prosecco & Learn. V něm se dozvíš, jak zatočíš s prokrastinací, jak si vytvoříš buzer-lístek nebo proč je v práci důležitá motivace.

Aby byla tvoje cesta s EY pohodlná, pracujeme na kariérním webu s Cookies. Používáním webových stránek s tím souhlasíš. Přečti si víc o souborech Cookies.